Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Hrvatske komore arhitekata

Na temelju članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (Narodne novine, broj 63/2004, 106/2007), članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (Narodne novine, broj 90/2002) i članka 38. stavka 2. Statuta Hrvatske komore arhitekata Skupština Hrvatske komore arhitekata na svojoj 07. redovnoj sjednici, održanoj 16. prosinca 2011. godine, donosi             

Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva
Hrvatske komore arhitekata

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.
Ovim Pravilnikom o zaštiti arhivskog I registraturnog gradiva (dalje u tekstu: Pravilnik) uređuje se prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Hrvatske komore arhitekata i njenih  prednika  (u daljnjem tekstu: Komora), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Komore s rokovima čuvanja, koji obuhvača cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Komore.

Članak 2.
Cjelokupno arhivsko i registraturno  gradivo Komore od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu.

Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Komore odgovorna je službena osoba Komore.

Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnog gradiva Komore obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu (u daljnjem tekstu: HDA), te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.

Članak 3.
Pojmovi koji se koriste u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje:

Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna  jedinica organizacije gradiva (predmet,  dosje,spis, periodički definiran upisnik, zapisnik,…)

Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.

Arhivskim gradivom (gradivo trajnih rokova čuvanja) smatraju se zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značaja za kulturu, povijest i druge znanosti bez obzira na vrijemo i mjesto njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva.

Registraturnim gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Komore, bez obzira je li, ili nije, evidentirana kroz službene evidencije (dokumentacija nastala u uredskom poslovanju, službenom poslovanju, evidencije,…).

Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji.

Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.

Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana  pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese predsjednik Komore.

Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema dokumentacijskim cjelinama (poslovnim područjima odnosno tijelima) Komore, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD,…)

Zadužena osoba za pismohranu je službenik Tajništva Komore koji neposredno obavlja poslove pismohrane.

Zbirna evidencija gradiva  je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Komore, bez obzira
na mjesto čuvanja, organiziran prema  sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.
Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Komore predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

II. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.
Komora kao  stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je:
  • savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštečenja do predaje HDA-a,
  • dostavljati na zahtjev HDA -a popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim,
  • pribavljati mišljenje HDA-a prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,
  • redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva,
  • redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,
  • omogučiti ovlaštenim djelatnicima HDA-a obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva,

Komora je također dužna izvijestiti HDA o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.
Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Komore prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštečenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.

Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici, osim pismohrane, ako je to potrebno radi poslovanja.

Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 7. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 7.
U okviru uredovanja pismohrane vodi se:
a) Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu (obrazac 12 NN / Ulazna knjiga s podacima….)
b) Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinca gradiva unutar
sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Komore. Zbirna evidencija sadržava slijedeće podatke: redni broj, oznaku, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količinu, nosač, rok čuvanja, napomene.

Članak 8.
Podatci o evidencijama iz prethodnoga članka, dostavljaju se HDA-u redovito jednom godišnje.

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 9.
Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom),… i sl. tehničke arhivske jedinice. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo (u tzv. priručnoj  pismohrani), ono se čuva najviše dvije godine od završetka predmeta. Nakon toga roka  gradivo se obavezno predaje  u  pismohranu, osim u slučajevima iz članka 6. stavka 3. ovoga Pravilnika, u sređenom stanju, tehnički opremljeno, te popisano.

Rukovoditelj svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno  gradivo koje
nastaje u njegovom poslovnom  području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.

Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.

Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske  jedinice. Na  svaku arhivsku jedinicu, ispisuju  se  sljedeći podatci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.
Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.

Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Primopredajni zapisnik  izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena  jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati svo preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 11.
Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama   ovoga  Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane.
Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama,         vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica.

III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 12.
Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim  dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu    podataka,              redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku  utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omogućavaju sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 13.
Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog  hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.
Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i  mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim  uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 15.
Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu.

Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.

Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu  posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 16.
Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.

Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

Članak 17.
Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja.

Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (Narodne novine, broj 172/03, 144/10, 37/11, 77/11).

Članak 18.
Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, traže povrat gradiva.

Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u slijedećoj godini.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 19.
Redovito, a najkasnije pet godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskoga i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima  prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva Komore obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano sukladno članku 7. stavka 2., te člancima 11. i 14. ovoga Pravilnika

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (Narodne novine, broj 90/02) kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega suglasnost daje HDA.

Članak 20.
Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći:
  • kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjega upisa,
  • kod vođenja postupaka - od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,
  • kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati,
  • kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,
  • kod personalnih listova - od godine osnutka personalnog lista,
  • kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 21.
Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće odgovorna osoba Komore.

Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl..

Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno popisu iz članka 1. stavka 2., nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.)

Članak 22.
Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik HDA-a.

Članak 23.
Popis gradiva predloženog za izlučivanje, te potpisan od odgovorne osobe Komore dostavlja se
HDA-u.

HDA izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.

Članak 24.
Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka, odgovorna osoba  donosi  odluku  o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.

O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak dostavlja HDA-u.

Članak 25.
Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podatci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 26.
Izlučivanje registraturnog gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja HDA-a o odobrenju izlučivanja.

VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 27.
Arhivsko gradivo Komore predaje se HDA-u temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (Narodne novine, broj 105/97, 64/00) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (Narodne novine, broj 90/02).

Javno arhivsko gradivo predaje se HDA-u u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i HDA, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.

Arhivsko gradivo Komore predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

O predaji arhivskog gradiva Komore HDA sastavlja se Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

VII. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 28.
Komora je dužna imati odgovornu osobu za rad pismohrane.

Članak 29.
Zaposlenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani, sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (Narodne novine broj 93/04).

Ukoliko zaposlenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak 30.
Zaposlenik u pismohrani obavlja slijedeće poslove:
  • sređivanje i popisivanje gradiva,
  • osiguranje materijalno - fizičke zaštite gradiva,
  • odabiranje arhivskoga gradiva,
  • izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,
  • priprema predaje arhivskoga gradiva HDA-u,
  • izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.
Članak 31.
Zaposlenik u pismohrani dužan je u svome radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:
  • čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,
  • dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,
  • poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti, i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi,
  • osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist,
  • nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 32.
Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

VIII PROSTOR PISMOHRANE

Članak 33.
Komora je dužna osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva.

Materijalna (fizičko - tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:
  • obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi,
  • redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija,
  • održavanjem odgovarajuće temperature (12 -18 °C) i vlažnosti (50 - 70 %),
  • redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 34.
Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Komore smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 35.
Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 36.
Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani.

Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

IX. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 37.
Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Komore i njenih prednika obvezne su postupati u skladu sa odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 38.
Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo donošenje.

Članak 39.
Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže  utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.

Članak 40.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja, po pribavljenoj suglasnosti HDA-a.

Članak 41.
Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Komore primjenjuje se po pribavljenom odobrenju HDA-a.

Članak 42.
Ovaj Pravilnik objavljuje se na internetskoj stranici Komore i u Glasilu Komore.

Klasa:              960-05/11-01/5
Ur.broj:                        505-11-1
U Zagrebu,       16. prosinca 2011. god.

_______________________________
Tomislav Ćurković, ovl. arh.
Predsjednik Hrvatske komore arhitekata

 


 

HDA je dao suglasnost na Poseban popis dana _____________ 2011.god.

POSEBAN POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA, HRVATSKE KOMORE ARHITEKATA

Red.br. Poslovno područje – vrsta gradiva Rok čuvanja
 

ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE

 
  I. OSNIVANJE KOMORE  
1. Rješenje o osnivanju Trajno
2. Prijava početka poslovanja nadležnim tijelima Trajno
3. Predmeti u svezi, s promjenom naziva,  promjene i dopune djelatnosti, upisa u registar Trgovačkog suda i nadležnih tijela, promjene podataka u registru Trajno
4. Zahtjevi i prijave za otvaranje žiro-računa Trajno
5. Udruživanje i dioba Trajno
6. Prijedlozi i rješenja o imenovanju odgovornih osoba Trajno
7. Ostali podaci koji se odnose na osnivanje Trajno
  II. NORMATIVNI AKTI  
8. Statut Trajno
9. Ostali normativni akti Trajno
  III. TIJELA KOMORE  
10. Zapisnici o izboru i konstituiranju tijela Komore Trajno
11. Poslovnici o radu tijela Komore Trajno
12. Izvještaji tijela Komore Trajno
13. Zapisnici sa sjednica tijela Trajno
14. Odluke, rješenja, zaključci i sl. Trajno
  IV. RADNA TIJELA KOMORE  
15. Osnivanje, promjene, ukidanje Trajno
16. Imenovanja i razrješenja Trajno
17. Planovi i programi rada Trajno
18. Zapisnici sa sjednica s materijalima (pozivi, zaključci i dr.) Trajno
19. Izvješća o radu Trajno
20. Odluke Trajno
  V. ORGANIZACIJA  
21. Unutarnji ustroj Trajno
22. Reorganizacija Trajno
23. Imenovanja i razrješenja Trajno
  VI. PRAVNI I OPĆI POSLOVI  
24. Perspektivni, srednjoročni planovi i programi razvoja Trajno
25. Godišnji statistički izvještaji Trajno
26. Planovi osiguranja i protupožarne zaštite Trajno
27. Diplome, plakete i druga javna priznanja Trajno
28. Registar općih akata Trajno
29. Imovinsko-pravni predmeti Trajno
30. Proslava obljetnica Trajno
31. Ugovori s pravnim i fizičkim osobama o dugoročnoj suradnji Trajno
32. Suradnja sa sveučilištima, fakultetima i srodnim Institucijama Trajno
33. Izdavačka djelatnost – važniji dokumenti Trajno
34. Rješenja nadležnih tijela o oslobađanju ili obvezi uplate poreza 10 godina
35. Ostali ugovori s pravnim osobama 10 godina
36. Prijedlozi za ovrhu 5 godina
37. Kaznene prijave 5 godina
38. Prekršajne prijave 5 godina
39. Javnobilježnički akti 5 godina
40. Spisi o osiguranju osoba i imovine, nakon isteka police 5 godina
41. Ugovori o djelu, o autorskom honoraru i sl. Trajno
42. Rješenja i odluke o novčanim nagradama i pismenim pohvalama Trajno
43. Ostala prepiska vezana za pravne i opće poslove 2 godine
44. Izvještaji o radu za razdoblja od godine dana 2 godine
 

LJUDSKI RESURSI, RAD I RADNI ODNOSI

 
  VII. RAD I RADNI ODNOSI  
45. Registar zaposlenih djelatnika Trajno
46. Evidencija radnih knjižica djelatnika Trajno
47. Predmeti u svezi s provođenjem natječaja Trajno
48. Prijava podataka o utvrđenom radnom stažu osiguranja i plaći, kao i ostali obrasci prijava i odjava za vođenje matične evidencije osiguranika Trajno
49. Nagrade i prijedlozi za odlikovanja za zaposlene Trajno
50. Prijave o odjave djelatnika s Fonda zdravstvenog osiguranja 20 godina
51. Dopisivanje u svezi s zapošljavanjem pripravnika 5 godina
52. Ostalo dopisivanje vezano za zapošljavanje i za prestanak radnog odnosa 5 godina
53. Prigovori i žalbe na rješenja o rasporedu na radno mjesto 5 godina
54. Prigovori na rješenja o plaći, opisu radnog mjesta i dr. 5 godina
55. Rješenja o skraćenom radnom vremenu 5 godina
56. Rješenja o prekovremenom radu 5 godina
57. Plan korištenja godišnjih odmora 5 godina
58. Rješenja o korištenju porodiljskog dopusta 5 godina
59. Molbe i rješenja o korištenju godišnjih odmora 3 godine
60. Molbe i rješenja o plaćenom i neplaćenom odmoru 3 godine
61. Evidencija izostajanja s rada 3 godine
62. Rješenje o zamjeni za vrijeme odsutnosti djelatnika 3 godine
63. Evidencija ozljeda na radu Trajno
64. Zapisnici o ozljedama na radu Trajno
65. Prijave ozljeda djelatnika Trajno
  VIII. ZDRAVSTVENO I MIROVINSKO OSIGURANJE  
66. Prijave o odjave djelatnika kod Hrvatskog zavoda za mirovinsko, invalidsko i zdravstveno osiguranje Trajno
67. Evidencija popunjenih obrazaca za izdavanje zdravstvenih iskaznica Trajno
68. Ostalo  dopisivanje vezano za ostvarivanje prava iz zdravstvenog, invalidskog i mirovinskog osiguranja 5 godina
69. Dokumentacija u svezi s dječjim dodatkom 3 godine
  IX. DISCIPLINSKA I MATERIJALNA ODGOVORNOST  
70. Predmeti u svezi s pokretanjem kaznenog postupka kod nadležnog suda Trajno
71. Predmeti u svezi s otkazom ugovora o radu 5 godina
72. Predmeti u svezi s materijalnom odgovornošću djelatnika 5 godina
73. Ostala dokumentacija u svezi s raznim sporovima 5 godina
  X. OSOBNO DOHODAK  
74. Rješenja o raspoređivanju djelatnika na poslove i radne zadatke Trajno
75. Prijava podataka o utvrđenoj plaći Trajno
76. Ostalo dopisivanje u svezi s raspodjelom plaće 3 godine
  XI. STRUČNO OBRAZOVANJE, SPECIJALIZACIJE, PREKVALIFIKACIJE, SEMINARI, TEČAJEVI I SL.  
77. Planovi obrazovanja i stručnog osposobljavanja djelatnika Trajno
78. Programi tečajeva za stručno obrazovanje djelatnika Trajno
79. Knjige evidencije djelatnika kojima je priznata osposobljenost Trajno
80. Evidencije o položenim stručnim ispitima Trajno
81. Evidencije o stipendistima Trajno
82. Predmeti vezani za specijalizacije, odnosno prekvalifikacije Trajno
 

NEKRETNINE, POSTROJENJA I OPREMA

 
  XII. ZAŠTITA NA RADU I ZAŠTITA OD POŽARA  
83. Zapisnici i rješenja inspekcije rada Trajno
84. Zapisnici o pregledu i osiguranju od požara Trajno
85. Dokumentacija u svezi s održavanjem i osiguravanjem strojeva, uređaja i postrojenja (atesti, jamstveni listovi i sl.) Trajno
86. Zapisnici o redovnim i izvanrednim pregledima o stanju zaštite na radu i HTZ 10 godina
87. Dokumentacija u svezi s osposobljavanjem djelatnika za protupožarnu zaštitu 10 godina
88. Ostalo dopisivanje s područja zaštite na radu i HTZ 2 godine
  XIII. IMOVINA I INVESTICIJE/IZGRADNJA  
89. Zapisnici o preuzimanju trajne imovine Trajno
90. Investicijski programi Trajno
91. Odluke o izgradnji investicijskih objekata Trajno
92. Urbanističko-tehnički uvjeti Trajno
93. Podaci o ispitivanju zemljišta Trajno
94. Projekti sa svom pratećom dokumentacijom Trajno
95. Suglasnosti nadležnih tijela na projekt Trajno
96. Dokumenti o pravu korištenja zemljišta za izgradnju objekata Trajno
97. Rješenje o odobrenju gradnje Trajno
98. Projektni zadaci Trajno
99. Ugovori o projektiranju Trajno
100. Ugovori o izvođenju radova Trajno
101. Ugovori o investicijskom kreditu Trajno
102. Ugovori o kupnji, zamjeni i drugim raspolaganjima i opterećenjima na nekretninama Trajno
103. Atesti o ispitivanju materijala Trajno
104. Projekti adaptacija i dogradnja sa cjelokupnom dokumentacijom Trajno
105. Uporabna dozvola sa zapisnikom o tehničkom pregledu objekta Trajno
106. Tehnička dokumentacija koja se odnosi na investicijska sredstva Trajno
107. Dokumentacija u svezi s popravkom, adaptacijom i održavanjem zgrada, objekata (ponude, situacije, ugovori o radu, zapisnici o prijemu i sl.) 10 godina
108. Dokumentacija o postupku izbora izvođača radova 10 godina
109. Dnevnici rada 10 godina
110. Dopisivanje investitora s projektantom i izvođačem radova 10 godina
111. Dokumentacija u svezi s održavanjem i popravcima električnih instalacija, vodovodnih instalacija, instalacija grijanja, telefonskih instalacija 10 godina
112. Ponude izvođača radova 5 godina
  XIV. INFORMATIČKA TEHNOLOGIJA  
113. Aplikativni (korisnički) software – projektna dokumentacija – novi projekti (korisnički zahtjevi, dizajn aplikacije, programska dokumentacija, programski kod, upute za rad i održavanje, zapisnici, dopisi i druga dokumentacija projektnog tima) Trajno
114. Zapisnici o izvršenom sistemskom i korisničkom testu, preuzimanja novih proizvoda (ili reinženjering postojećih) Trajno
115. Sistemski software (opis programskih produkata, priručnici, upute i druga dokumentacija, programski kod) Trajno
116. Nabava programske i strojne opreme (natječajna dokumentacija, ugovori i sl.) Trajno
117. Podaci o instaliranoj strojnoj i programskoj opremi Trajno
118. Radne procedure, postupci i ovlaštenja pristupa 10 godina
 

FINANCIJSKO POSLOVANJE I RAČUNOVODSTVO

 
  XV. MATERIJALNO FINANCIJSKO POSLOVANJE  
119. Završni račun s godišnjim izvještajima o poslovanju Trajno
120. Isplatne liste plaća Trajno
121. Kartoteka plaća Trajno
122. Glavna knjiga 11 godina
123. Knjiga inventara osnovnih sredstava 10 godina
124. Analitika osnovnih sredstava 10 godina
125. Porezni obračuni 10 godina
126. Zapisnici nadležnih tijela u svezi s financijskim poslovanjem 10 godina
127. Kartoteka inventara osnovnih sredstava 10 godina
128. Predmeti financijske inspekcije (zapisnici, prijave za pokretanje postupka za financijske i privredne prekršaje, prijestupe i sl.) 10 godina
129. Analitika kupaca 10 godina
130. Analitika dobavljača 10 godina
131. Dnevnik blagajne 10 godina
132. Kartoteka materijalnog knjigovodstva 10 godina
133. Dopisivanje s bankom i FINA u svezi s korištenjem sredstava 10 godina
134. Obračun s bankom u svezi s deviznim poslovanjem 10 godina
135. Kartoteka troškova i realizacije 10 godina
136. Kartoteka sitnog inventara 10 godina
137. Knjiga i kartoteka potrošnog materijala 10 godina
138. Nalozi za knjiženje s pratećom dokumentacijom 10 godina
139. Akreditivi 10 godina
140. Profakture 10 godina
141. Ulazne i izlazne fakture 11 godina
142. Knjiga ulaznih i izlaznih faktura 11 godina
143. Obračun kamata 11 godina
144. Obračun amortizacije 11 godina
145. Kreditne pozajmice Trajno
146. Blagajnički izvještaji 11 godina
147. Dokumenti o regresu 10 godina
148. Dokumenti o isplaćenim potrošačkim kreditima Trajno
149. Mjesečni izvještaji o bolovanjima 10 godina
150. Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, honorara, pretplata, doznaka u inozemstvu i sl. 10 godina
151. Nalozi i zahtjevi za refundiranje plaća, naknade plaća i bolovanja 10 godina
152. Administrativne zabrane 10 godina
153. Nalozi za isplatu prijevoznih troškova za kupljenu i prodanu robu 10 godina
154. Isplaćene akontacije plaća 10 godina
155. Periodični obračuni 11 godina
156. Police osiguranja imovine Trajno
157. Putni nalozi i obračuni troškova putovanja i izvještaja sa službenih putovanja 10 godina
 

INFORMACIJSKI RESURSI I DOKUMENTACIJA, STRUČNA DOKUMENTACIJA KOMORE

 
  XVI. UREDSKO I ARHIVSKO POSLOVANJE (SPISOVODSTVO)  
158. Zbirna evidencija gradiva Trajno
159. Urudžbeni zapisnici (obični, povjerljivi, strogo povjerljivi) Trajno
160. Upisnici Trajno
161. Arhivska knjiga (popis cjelokupnog gradiva koji se nalazi u pismohrani) Trajno
162. Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja Trajno
163. Dokumenti o odabiranju arhivske građe izlučivanju bezvrijedne registraturne građe Trajno
164. Zapisnici o pregledu arhivskoga i registraturnoga  gradiva Trajno
165. Rješenje nadležnog arhiva o mjerama zaštite gradiva Trajno
166. Spisak štambilja i pečata Trajno
167. Šifre organizacijskih jedinica Trajno
168. Zapisnici o primopredaji dužnosti Trajno
169. Kontrolnik poštarine 5 godina
170. Interne dostavne knjige 5 godina
171. Dostavna knjiga za mjesto 5 godina
172. Knjiga ekspedirane pošte 5 godina
173. Ostala pomoćna evidencija 3 godine
174. Punomoći i ovlaštenja za podizanje pošte, izvoda i drugih materijala od banaka, za nabave i sl. 3 godine
175. Popratna pisma u prilogu kojih se dostavljaju razni zahtjevi za uplate, isplate, povraćaj, suglasnosti, izvještaji i sl. 3 godine
176. Dopisivanje u svezi a uredskim poslovanjem, telefonska služba, kurirska služba, pošta 2 godine
177. Kopije garantnih pisama, zahtjeva, narudžbu za nabavu sitnog materijala i sl. 2 godine
178. Razne kopija potvrda 2 godine
179. Ostalo dopisivanje vezano za uredsko i arhivsko poslovanje 2 godine
  XVII. INFORMACIJSKO –DOKUMENTACIJSKA FUNKCIJA  
180. Zapisnici i izvješća sa skupova, savjetovanja, kongresa, konferencija za tisak i sl. Trajno
181. Magnetofonske vrpce i kazete, fotografije, filmovi, videokazete i sl. o djelatnosti i poslovanju Institucije, objektima, događajima, osobama, raznim priredbama, jubilejima, govorima i dr. u vezi Institucije Trajno
182. Materijali (dokumenti) o posjetama predstavnika stranih organizacija i stranih državljana Trajno
183. Diplome, plakete i druga javna priznanja Trajno
184. Publikacije, zbornici i knjige o povijesti i djelatnosti Institucije Trajno
185. Okružnice, upute, obavijesti, informacije, interna i javna glasila, službeni listovi, časopisi, stručne publikacije internog karaktera Institucije i sl. Trajno
186. Plakati, leci, brošure, kalendari, izresci iz novina i drugi sitni tisak, kronike dnevnici, memoari, neobjavljeni rukopisi o povijesti i djelatnosti  Institucije Trajno
  XVIII. REGISTAR ČLANOVA KOMORE  
187. Imenik ovlaštenih arhitekata Trajno
188. Imenik vježbenika kandidata za upis u Komoru Trajno
189. Imenik stranih ovlaštenih osoba koje su njezini članovi Trajno
190. Upisnik ureda za samostalno obavljanje poslova projektiranja i/ili stručnog nadzora gradnje Trajno
191. Upisnik zajedničkih ureda, Trajno
192. Upisnik projektantskih društava, Trajno
193. Upisnik ureda za samostalno obavljanje stručnih poslova prostornog uređenja Trajno
194. Upisnik zajedničkih ureda za obavljanje stručnih poslova prostornog uređenja Trajno
195. Evidenciju odobrenja za rad izdanih stranim arhitektima Trajno
196. Evidenciju stranih ovlaštenih osoba kojima je izdala rješenje za povremeno ili jednokratno obavljanje poslova projektiranja i/ili stručnog nadzora građenja u svojstvu odgovorne osobe Trajno
197. Evidenciju stranih ovlaštenih osoba kojima je izdala rješenje za povremeno ili jednokratno obavljanje poslova izrade provedbenih dokumenata prostornog uređenja u svojstvu odgovorne osobe Trajno
198. Evidenciju osoba kojima je priznala inozemne stručne kvalifikacije Trajno
199. Evidenciju stranih ovlaštenih osoba kojima je izdala rješenje za povremeno ili jednokratno obavljanje poslova izrade provedbenih dokumenata prostornog uređenja u svojstvu odgovorne osobe, Trajno
200. Evidenciju članova Komore u mirovanju Trajno
201. Evidenciju članova Komore u privremenom prekidu obavljanja strukovne djelatnosti Trajno
202. Evidenciju ovlaštenih arhitekata brisanih iz Imenika Trajno
203. Evidenciju stegovnih postupaka Trajno
  XIX. STALNO STRUČNO USAVRŠAVANJE  
204. Evidencija o stalnom stručnom usavršavanju Trajno
205. Tečajevi, seminari, predavanja i sl. u organizaciji Komore cjelokupna dokumentacija 6 godina
206. Prijave za vrednovanjem tečajeva, ostalih organizatora, cjelokupna organizacija 6 godina
207. Ostala dokumentacija vezana za stalno stručno usavršavanje 6 godina